In de zakelijke wereld wordt het nog steeds vaak gebruikt: Microsoft Outlook, het alles-in-één programma voor het beheren van e-mail, agenda’s en contacten. Hieronder lees je 8 tips en trucs om de e-mailclient precies naar je eigen behoeftes aan te passen.
Zeg je e-mail in het bedrijfsleven, dan zeg je Outlook. Miljoenen kantoormedewerkers gebruiken deze software dagelijks. Maak jij ook regelmatig gebruik van Outlook, dan is deze lijst met tips echt iets voor jou.
Alle tests werden uitgevoerd met Microsoft Outlook 2013. Gebruik je een eerdere versie van Outlook, dan is het mogelijk dat sommige handelingen of menu’s iets anders zijn.
1. Laat je agenda als wallpaper zien
Outlook on the Desktop is een handige add-on. Hiermee zie je op je bureaublad je Outlook agenda en wordt deze in real-time bijgewerkt. Om het programma te installeren, start je je computer opnieuw op.
Ook is het mogelijk met OOTD je agenda te wijzigen. Bekijk je planning per dag, week of maand.
2. Tekst plakken vanuit het klembord in een nieuwe e-mail
Soms zijn de eenvoudigste dingen het meest effectief. Wist je dat het mogelijk is om met een simpele Ctrl+V alles te plakken wat er op je klembord staat?
Wil je een fragment van webpagina of uit een Word-document sturen, kopieer dan deze tekst met Ctrl+C. Vervolgens keer je terug naar Outlook en plak je de tekst in je mailtje met Ctrl+V.
3. Op vakantie? Vergeet niet automatisch antwoorden aan te zetten!
Gaat je op vakantie of een lang weekend weg en wil je dat je klanten op de hoogte zijn van je afwezigheid? Stel dan een auto-reply in voor alle mails die je op je werkadres ontvangt.
Klik op Bestand en ga vervolgens naar Automatische Antwoorden (Out of Office).
Hier stel je een auto-reply in die naar alle mensen die je mailen wordt gestuurd. Vergeet ook niet een contactpersoon te noemen die ze in plaats van jou kunnen bereiken, mocht dit nodig zijn.
Het is mogelijk twee verschillende berichten aan te maken: eentje voor je collega’s en eentje voor externen.
4. Snel je mail sorteren op basis van verschillende parameters
Nog een handig trucje om snel mails te vinden. Je weet wie het bericht heeft gestuurd, dat het een grote mail was, maar je bent de exacte datum vergeten.
Begin met het sorteren van je mail door te klikken op Van. Hou vervolgens shift ingedrukt en ga naar Grootte, om zo je berichten op grootte te sorteren. Op deze manier krijg je een overzicht van de grootste mails van bepaalde personen.
5. Gebruik de uitgebreide zoekfunctie
De krachtige zoekfunctie van Outlook wordt vaak onderschat. Het is echter de perfecte manier om een verloren gewaande mail terug te vinden.
Klik op het zoekvak boven de lijst met e-mails en ga naar Uitgebreid Zoeken. Hier kom je overigens ook met de snelkoppeling Ctrl+Shift+F.
Hier kun je zowat elke denkbare zoekopdracht uitvoeren. Stel, je weet niet meer wanneer de mail is ontvangen, wie de afzender was, maar je weet dat het woord Volkswagen erin voor kwam en de mail minder dan een maand geleden binnen kwam. Met de uitgebreide zoekfunctie vind je die mail zo weer terug.
De resultaten verschijnen automatisch aan de onderkant van het venster.
6. Verminder schijfruimte met Compact Now
Raakt de harde schijf van je pc een beetje vol? Met Outlook maak je de boel weer wat leger door de grootte van je Outlook-bestanden te verminderen. Ga naar Bestand, vervolgens naar Accountinstellingen en dan weer naar Accountinstellingen.
In het volgende scherm ga je naar het tabblad Gegevensbestanden en selecteer je de Outlook Data File (herkenbaar aan de OST-extensie), klik je op Instellingen en vervolgens op Compact now.
7. Outlook-regels om je mail snel te sorteren
Zeker als je honderden mailtjes per dag ontvangt, is het handig om je inkomende post te automatiseren en in aparte mappen te plaatsen. Hiervoor zijn de regels van Outlook uitermate geschikt.
Als voorbeeld gebruiken we de notificatie-mails van Facebook. Ga eerst naar het menu om een nieuwe regel te maken. Klik op Bestand en vervolgens op Info. Daarna ga je naar Regels en waarschuwingen beheren. Er verschijnt een nieuw scherm. Klik op Nieuwe Regel en op OK om dit te bevestigen.
Op het volgende scherm, kies je voor de parameter Bericht van iemand naar een map verplaatsen en klik op Volgende. Kies vervolgens Afkomstig van personen of openbare groep. Klik in de onderkant van het venster op Personen of openbare groep en geef aan dat het gaat om mailtjes van een @facebookmail.com adres.
Vervolgens maak je een map aan waarin deze mailtjes moeten worden geplaatst.
Klik op Voltooien en klaar ben je! Je kunt zoveel regels maken als je wilt.
8. Mails op een later tijdstip versturen
Wist je dat het mogelijk was om mailtjes op een later tijdstip te verzenden? Dit is handig in twee gevallen: om alle mailtjes nog even te lezen voor je ze definitief verstuurd of om te doen alsof je nog steeds op kantoor bent.
Tik je mail en ga naar het tabblad Opties en kies voor Bezorging uitstellen. Ga dan naar Niet bezorgen voor. Hier bepaal je hoe lang je het versturen wilt uitstellen. Dit kan een paar minuten, een paar uur of zelfs een paar dagen zijn.
Het is ook mogelijk om dit voor alle mails te doen. Ga naar Bestand en vervolgens naar Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Regel toepassen op berichten die ik verzend. Ga dan naar Begin met een witregel om een nieuwe regel aan te maken. Klik op Volgende, bevestig met Ja. Onder Bezorging uitstellen voor een aantal minuten stel je vervolgens in hoe lang je het versturen wilt uitstellen.
Als je je inbox onder controle hebt, ben je niet alleen productiever, maar ook beter georganiseerd. Gebruik onze acht tips om alles uit Outlook te halen.
